Oft existieren in einem Unternehmen oder in einer Institution (Behörde, Verwaltung, Kommune) zahlreiche Dokumente, die ähnliche oder vergleichbare Inhalte bzw. Zielstellungen haben, obwohl sie ursprünglich aus verschiedenen Gründen erstellt wurden.
Diese kommunikativen Überschneidungsbereiche sind Ergebnis eines organischen organisatorischen Wachstums. Für die Koordination von Handlungen und bessere Abstimmungsprozesse macht es Sinn, solche Inhalte zu homogenisieren.
Durch eine Kontextualisierung wird eine Homogenisierung der Inhalte erreicht, ohne dass inhaltliche Schwerpunkte dabei verloren gehen.
Bei der Kontextualisierung werden verschiedene vorhandene Inhalte miteinander verglichen; es werden Schnittstellen herausgearbeitet bei denen die Bedeutung der Inhalte korreliert. Unterschiede werden herausgearbeitet und als Bedeutungsmerkmal des jeweils spezifischen Fachbereichs gekennzeichnet.
Resultierende Übersichten können dabei helfen, Zielstellungen und Vorhaben – auch zwischen Abteilungen und Fachbereichen – besser abzustimmen und zu kommunizieren.
Verschiedene Vorhaben werden so in einen Gesamt-Zusammenhang gebracht, was für eine weitesgehend homogene Außenkommunikation der verschiedenen Zielstellungen sehr hilfreich ist.
Die Erarbeitung solcher kontextualisierter Kommunikationszusammenhänge erfolgt unter Berücksichtigung der verschiedenen Interessen sowohl auf Sender- als auch auf Empfängerseite. Ziel ist es, zwischen verschiedenen Wahrnehmungen eine weitesgehend offene kommunikative Basis zu schaffen und auf Wunsch auch differente Inhalte zu moderieren.
